Политика обработки персональных данных

1. Общие положения и оператор

Настоящая Политика описывает, какие персональные данные собирает сервис «Консул-бот», зачем, на каком основании, как долго они хранятся и что человек вправе с ними сделать. Политика составлена в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» и является общедоступным документом.

Оператор персональных данных:

• Фёдоров Андрей Андреевич, плательщик налога на профессиональный доход (самозанятый)
• ИНН 672604772766
• Россия, Смоленская область, город Сафоново, улица Революционная, дом 5, квартира 12
• Телефон: +7 999 712-25-15.
  Электронная почта: consul1428@ya.ru

Обязанности лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, исполняет сам исполнитель. Все обращения по вопросам обработки персональных данных направляются на адрес consul1428@ya.ru — это официальный канал для запросов субъектов персональных данных. Дополнительно обращение можно направить сообщением Telegram-боту @Consul111bot.

Политика распространяется на сайт consulembassy.ru и на Telegram-бота @Consul111bot, через которого происходит всё взаимодействие с заказчиком.

Оператор — частное лицо. Он не является государственным органом, не связан с МИД России, МВД России и консульскими учреждениями и не действует от их имени. Предмет работы — подготовка документов и консультирование, а не представительство интересов и не посредничество в получении государственных услуг. Заказчик вправе подготовить и подать документы самостоятельно, не обращаясь к оператору.

2. Термины и определения

• Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому физическому лицу.
• Субъект персональных данных — человек, к которому эти данные относятся: заказчик, а также третьи лица, сведения о которых заказчик передаёт оператору.
• Заказчик — человек, который обратился к оператору через Telegram-бота и заполняет анкету.
• Обработка — любое действие с персональными данными: сбор, запись, хранение, уточнение, использование, передача, удаление, уничтожение.
• Бот — программа @Consul111bot в мессенджере Telegram, через которую заказчик передаёт сведения и получает результат.
• Уничтожение — действия, после которых персональные данные невозможно восстановить.

3. Правовые основания обработки

Оператор обрабатывает персональные данные на следующих основаниях:

1. Согласие субъекта персональных данных (пункт 1 части 1 статьи 6 152-ФЗ). Согласие даётся нажатием кнопки принятия оферты перед платной услугой, а для бесплатных обращений — началом работы с ботом и отправкой ему сведений. Текст согласия приведён в разделе 16.
2. Исполнение договора, стороной которого является субъект (пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ). Договор заключается акцептом публичной оферты, размещённой на сайте, по правилам статей 435–438 Гражданского кодекса РФ. Без анкетных данных услуга физически не может быть оказана.
3. Исполнение обязанностей, возложенных на оператора законодательством (пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ): налоговый и бухгалтерский учёт, ответы на законные запросы уполномоченных органов.
4. Осуществление прав и законных интересов оператора (пункт 7 части 1 статьи 6 152-ФЗ) при рассмотрении претензий и защите позиции в споре, если это не нарушает прав субъекта.

Обработка также опирается на Закон РФ от 7 февраля 1992 года № 2300-1 «О защите прав потребителей» и Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

4. Какие данные мы обрабатываем

Перечень приведён полностью. Всё, что перечислено ниже, заказчик сообщает сам, отвечая на вопросы бота; оператор не получает эти сведения из других источников и не покупает базы данных.

4.1. Сведения о заказчике

• фамилия, имя, отчество;
• пол;
• дата рождения и место рождения;
• гражданство;
• адрес регистрации и адрес фактического проживания;
• номер телефона;
• адрес электронной почты.

4.2. Данные документов

• данные внутреннего паспорта: серия, номер, дата выдачи, наименование выдавшего органа, код подразделения;
• данные заграничного паспорта: номер, дата выдачи, срок действия, выдавший орган;
• сканы и фотографии страниц внутреннего и заграничного паспортов;
• свидетельство о рождении ребёнка — сведения из него и его скан или фотография.

4.3. Сведения о трудовой деятельности

• места работы или учёбы за последние 10 лет, должности, периоды, адреса и телефоны работодателей или учебных заведений;
• сведения о периодах без работы, если анкета консульства требует объяснить их.

4.4. Сведения о третьих лицах

• данные родственников, находящихся в России: имя, фамилия, дата рождения, адрес, степень родства;
• данные ребёнка, если документы готовятся на ребёнка.

Порядку обработки этих сведений посвящён отдельный раздел 7.

4.5. Технические и служебные сведения

• идентификатор пользователя Telegram и имя пользователя;
• содержание переписки с ботом, состав и содержание переданных файлов, дата и время обращений;
• сведения о платеже: дата, сумма, назначение и идентификатор операции. Реквизиты банковских карт и счетов оператор не получает и не хранит — платёж проходит на стороне платёжного сервиса или банка.

4.6. Что мы не собираем

Оператор не собирает специальные категории персональных данных: сведения о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, судимости. Оператор не обрабатывает биометрические персональные данные: фотографии в сканах документов используются только как изображение страницы документа, необходимое для переноса данных в анкету, и не применяются для установления личности человека техническими средствами.

Присылайте только то, о чём просит бот. Если в сообщение попали лишние сведения — чужие документы, медицинские справки, посторонние файлы — напишите об этом, и оператор удалит их без обработки.

5. Цели обработки

Каждая группа данных обрабатывается только ради той цели, ради которой она была собрана.

1. Подготовка документов для подачи в консульские отделы — заполнение визовых анкет, анкет на заграничный паспорт, документов для постановки на консульский учёт. Используются сведения о заказчике (4.1), данные документов (4.2), сведения о трудовой деятельности (4.3), сведения о третьих лицах (4.4).
2. Проверка наличия приглашения в РФ и проверка готовности паспорта — используются фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство и данные документов в объёме, который требуется для запроса по открытым сервисам.
3. Связь с заказчиком и передача результата — используются телефон, электронная почта, идентификатор и имя пользователя Telegram.
4. Заключение и исполнение договора, подтверждение оплаты, рассмотрение обращений и возвратов — используются контактные сведения, сведения о платеже, переписка с ботом.
5. Исполнение налоговых и бухгалтерских обязанностей — используются фамилия, имя, отчество и сведения о платеже.
6. Защита прав оператора при споре — используется переписка и сведения о платеже, подтверждающие, что и когда было сделано.

Персональные данные не используются для рекламы, рассылок, профилирования, скоринга и не передаются в рекламные сети. Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для заказчика, исключительно на основании автоматизированной обработки данных.

6. Способы обработки и принципы

Обработка персональных данных является смешанной: она ведётся как с использованием средств автоматизации, так и без их использования. Автоматизированно данные принимаются ботом и хранятся в базе на сервере; вручную оператор читает анкету, переносит сведения в бланки и проверяет результат.

Перечень действий с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.

Оператор придерживается следующих принципов:

• обрабатываются только те данные, которые нужны для заявленной цели, и в том объёме, в каком это необходимо;
• данные не объединяются с базами, собранными для несовместимых целей;
• оператор следит за точностью данных, а при выявлении ошибок исправляет их;
• данные хранятся не дольше, чем требует цель обработки;
• персональные данные не продаются, не распространяются неопределённому кругу лиц и не публикуются в открытом доступе.

7. Данные о третьих лицах: родственники и дети

Консульские анкеты требуют сведений не только о самом заявителе. Заказчик передаёт оператору данные родственников, находящихся в России (имя, фамилия, дата рождения, адрес, степень родства), а при подготовке документов на ребёнка — данные ребёнка и его свидетельства о рождении. Оператор не имеет прямого контакта с этими людьми и получает сведения о них не от них самих.

Передавая сведения о другом человеке, заказчик заверяет оператора, что получил согласие этого человека на передачу и обработку его персональных данных для целей подготовки документов, либо является законным представителем ребёнка и действует в его интересах. Оператор обрабатывает такие данные на основании этого заверения и исходит из того, что оно достоверно.

Ответственность за получение согласия третьего лица и за достоверность заверения несёт заказчик. Если такое согласие не получено, обработка данных третьего лица оператором лишена правового основания, и претензии этого лица к заказчику оператор урегулировать не может.

Права третьего лица при этом сохраняются в полном объёме. Любой человек, чьи данные были переданы оператору заказчиком, вправе написать на consul1428@ya.ru и потребовать сообщить, какие его данные обрабатываются, уточнить их или прекратить обработку. По такому требованию оператор прекращает обработку данных этого лица и уничтожает их в сроки, указанные в разделе 11, и уведомляет заказчика о том, что часть сведений исключена. Подготовка документов после этого может стать невозможной, если исключённые сведения обязательны для анкеты.

Не передавайте оператору данные людей, которые об этом не знают и не давали на это согласия. Достаточно предупредить родственника, что его имя, дата рождения и адрес будут указаны в анкете и для этого переданы исполнителю.

8. Передача данных через Telegram

Здесь мы говорим прямо, потому что это касается сканов паспортов.

Всё общение с заказчиком идёт в мессенджере Telegram, поэтому анкетные ответы, файлы и сообщения проходят через инфраструктуру Telegram. Это техническая особенность выбранного канала связи, а не отдельная передача данных по решению оператора: любое сообщение в любом мессенджере попадает на серверы этого мессенджера до того, как его получит адресат.

Что из этого следует:

• Telegram — самостоятельный сервис со своими правилами и своей политикой конфиденциальности. Оператор не контролирует его серверы, не определяет сроки хранения сообщений на его стороне и не отвечает за его работу;
• серверы мессенджера могут находиться за пределами Российской Федерации;
• заказчик выбирает этот канал связи сам, начиная переписку с ботом, и сознательно принимает эту особенность;
• то же относится к электронной почте, если заказчик предпочитает её: письма проходят через серверы почтовых служб.

Со своей стороны оператор получает данные из бота и записывает их в базу на сервере, расположенном на территории Российской Федерации (раздел 10). Собственные базы данных оператор за пределами России не размещает.

Удаление чата с ботом на вашем устройстве не удаляет данные у оператора. Чтобы данные были уничтожены, нужно отозвать согласие — как это сделать, написано в разделе 13.

9. Передача данных третьим лицам

Оператор не продаёт персональные данные, не передаёт их в рекламных целях и не размещает в открытом доступе. Круг лиц, которым данные могут быть переданы, ограничен:

1. Хостинг-провайдер, на оборудовании которого работает сервер и хранится база данных. Провайдер действует по поручению оператора (часть 3 статьи 6 152-ФЗ), обязан соблюдать конфиденциальность и требования безопасности и не вправе использовать данные в своих целях.
2. Платёжный сервис или банк — в объёме, необходимом для проведения и подтверждения платежа. Анкетные данные и сканы документов им не передаются.
3. Государственные органы — по мотивированному законному требованию и только в объёме, который требование предусматривает.
4. Суд, а также привлечённый оператором юрист — при рассмотрении спора, в объёме, необходимом для защиты прав сторон.

Оператор не подаёт документы в консульские учреждения и не передаёт им данные заказчика. Готовый комплект передаётся заказчику в Telegram, а в консульство заказчик обращается самостоятельно. Решение по заявлению принимает консульство, и оператор на это решение не влияет.

10. Где хранятся данные

База данных сервиса размещена на сервере, расположенном на территории Российской Федерации. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся в России, как этого требует часть 5 статьи 18 152-ФЗ.

Резервные копии базы данных хранятся на том же сервере или на другом сервере на территории России, с тем же режимом доступа и в те же сроки, что и основная база.

Оператор не хранит базы данных за рубежом и не передаёт сведения иностранным получателям ни для каких целей, кроме одной, названной ниже.

Трансграничная передача. Если заказчик обращается через Telegram-бот, его сообщения, фотографии и готовые документы проходят через серверы мессенджера, которым управляет иностранное юридическое лицо. Это трансграничная передача персональных данных в смысле пункта 11 статьи 3 152-ФЗ, и оператор называет её прямо, а не описывает как техническую особенность канала. Ссылаться на то, что канал выбрал сам заказчик, оператор не вправе: заказчик, отправивший анкету через форму на сайте, Telegram не выбирал.

Отметка о согласии перед отправкой анкеты включает согласие именно на эту передачу: её текст называет и мессенджер, и то, что его серверы находятся за пределами России. Для заявок, поданных через форму на сайте, этот порядок уже изменён: ответы, документы и сканы остаются на сервере в России, а в мессенджер уходит только уведомление о поступлении заявки — номер, название услуги, сумма и ссылка на выдачу. Персональные данные в этом уведомлении не передаются, поэтому заявка с сайта границу не пересекает. Трансграничная передача сохраняется только для обращений, которые заказчик сам направляет через Telegram-бот.

11. Сроки хранения и уничтожение

Данные хранятся до достижения цели обработки, а затем уничтожаются. Конкретные сроки:

• сканы и фотографии паспортов, свидетельства о рождении и иных документов — уничтожаются не позднее 30 календарных дней после передачи заказчику готового результата;
• анкетные сведения (разделы 4.1–4.4) — хранятся не более 6 месяцев после оказания услуги: этот срок нужен, чтобы при повторном обращении не заполнять анкету заново и чтобы разобрать возможную претензию;
• переписка с ботом и сведения о платеже — 3 года, в пределах общего срока исковой давности;
• документы и сведения, необходимые для налогового и бухгалтерского учёта, — 5 лет, как этого требует законодательство о налогах и сборах;
• сведения о третьих лицах — уничтожаются вместе с анкетой заказчика или раньше, если третье лицо потребовало прекратить обработку.

Данные уничтожаются раньше указанных сроков, если достигнута цель обработки, отпала необходимость в её достижении, отозвано согласие или выявлена неправомерная обработка — кроме случаев, когда хранение прямо предписано законом.

Уничтожение производится способом, исключающим восстановление данных: удалением записей из базы данных и из резервных копий, удалением файлов с носителей. Факт уничтожения фиксируется актом (при обработке без использования средств автоматизации) либо выгрузкой из журнала регистрации событий информационной системы (при автоматизированной обработке).

12. Меры защиты данных

Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, предусмотренные статьями 18.1 и 19 152-ФЗ:

• обязанности ответственного за организацию обработки персональных данных исполняет сам исполнитель;
• настоящая Политика опубликована в открытом доступе на сайте;
• определён круг лиц, имеющих доступ к данным. Доступ к анкетам и сканам документов есть только у оператора; наёмный персонал к обработке не привлекается;
• доступ к серверу защищён ключом и паролем, соединение с сайтом и с ботом шифруется (HTTPS/TLS);
• ведётся учёт носителей, на которых хранятся данные, и контроль за принимаемыми мерами;
• определён перечень актуальных угроз и произведена оценка вреда, который может быть причинён субъектам;
• при инциденте, повлёкшем неправомерную передачу персональных данных, оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов о самом факте и в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования.

Ни один оператор не может гарантировать абсолютную безопасность передачи данных по сетям связи. Оператор отвечает за защиту данных на своей стороне, но риск, связанный с работой мессенджера, почтовых служб и устройства самого заказчика, находится вне его контроля. Не пересылайте сканы паспортов с чужих устройств и из чужих аккаунтов.

13. Права субъекта персональных данных

Заказчик и любое третье лицо, чьи данные обрабатываются, вправе:

• получить подтверждение факта обработки и сведения о ней: правовое основание, цели, способы, перечень обрабатываемых данных, сроки обработки и хранения, сведения о лицах, которым данные передавались;
• требовать уточнения данных, если они неполные, устаревшие или неточные;
• требовать блокирования или уничтожения данных, если они получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели;
• отозвать согласие на обработку персональных данных в любой момент;
• возражать против обработки и не быть объектом решения, принятого исключительно автоматизированно;
• обжаловать действия или бездействие оператора в Роскомнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, rkn.gov.ru) или в судебном порядке, а также требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда.

Как воспользоваться этими правами

Направьте обращение на consul1428@ya.ru или сообщением боту @Consul111bot. Чтобы оператор мог убедиться, что обращается именно субъект данных, укажите в запросе фамилию, имя, отчество, сведения, подтверждающие ваше взаимодействие с оператором (например, имя пользователя Telegram и примерную дату обращения), и существо требования.

Сроки ответа:

• сведения об обработке предоставляются в течение 10 рабочих дней с даты обращения; срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с уведомлением о причинах;
• подтверждённые неточные данные уточняются, а неправомерно обрабатываемые — уничтожаются в течение 7 рабочих дней;
• при отзыве согласия обработка прекращается, а данные уничтожаются в срок, не превышающий 30 дней с даты поступления отзыва, кроме данных, хранение которых предписано законом (раздел 11).

Отзыв согласия во время работы над документами означает, что оператор не сможет продолжить и завершить услугу: без анкетных данных подготовить документы невозможно. Договор в этом случае прекращается, а расчёты производятся по правилам документа «Условия возврата».

14. Cookie, журналы сервера и аналитика

Сайт не устанавливает собственные файлы cookie и не использует счётчики веб-аналитики — ни Яндекс Метрику, ни Google Analytics, ни рекламные пиксели. Баннера согласия на cookie нет, потому что соглашаться не с чем.

Все файлы, из которых состоят страницы — стили, скрипты, шрифты и изображения, — лежат на том же сервере в Москве. При открытии сайта браузер не обращается ни к одному стороннему домену, и никакой внешний сервис не узнаёт о вашем визите.

На странице «Анкета» персональные данные собираются: это форма, и её назначение описано в разделах 4 и 5 настоящей Политики. Пока вы не нажали кнопку отправки, введённые ответы остаются в вашем браузере и на сервер не уходят. Отправка происходит только после того, как вы отметили согласие на обработку персональных данных.

Хостинг ведёт технические журналы обращений к сайту: IP-адрес, дата и время запроса, запрошенный адрес страницы, тип браузера. Журналы нужны для работоспособности и безопасности сайта, хранятся не дольше 30 дней, не сопоставляются с анкетными данными и не используются для идентификации посетителей. Содержимое анкеты в журналы не записывается.

Если в будущем на сайте появится счётчик аналитики или иные технологии сбора данных, настоящая Политика будет дополнена до начала их использования, а на сайте появится соответствующее уведомление.

15. Изменение политики

Оператор вправе изменять настоящую Политику. Новая редакция вступает в силу с момента размещения на странице consulembassy.ru/privacy.html, если в ней не указан иной срок. Дата действующей редакции указана в начале документа.

Если изменения затрагивают перечень обрабатываемых данных, цели обработки или круг лиц, которым данные передаются, оператор запрашивает новое согласие и до его получения обрабатывает данные в прежнем объёме. О существенных изменениях действующие заказчики уведомляются сообщением в боте.

Актуальная редакция Политики всегда доступна по адресу https://consulembassy.ru/privacy.html.

16. Согласие на обработку персональных данных

Перед платной услугой бот показывает оферту, и согласие даётся нажатием кнопки принятия. При бесплатном обращении согласие даётся началом работы с Telegram-ботом @Consul111bot и отправкой ему сведений. Факт и момент дачи согласия фиксируются в базе данных оператора: сохраняются идентификатор пользователя Telegram, дата и время. Ниже приведён полный текст согласия, которое заказчик даёт, начиная работу с ботом.

Текст согласия

Я, субъект персональных данных, свободно, своей волей и в своём интересе даю согласие Фёдорову Андрею Андреевичу (ИНН 672604772766, адрес: Смоленская область, г. Сафоново, ул. Революционная, д. 5, кв. 12, электронная почта: consul1428@ya.ru) на обработку моих персональных данных на следующих условиях.

Перечень данных: фамилия, имя, отчество; пол; дата и место рождения; гражданство; адрес регистрации и адрес фактического проживания; номер телефона; адрес электронной почты; данные внутреннего и заграничного паспортов; сканы и фотографии страниц паспортов; сведения и копия свидетельства о рождении ребёнка; сведения о трудовой деятельности за последние 10 лет; сведения о родственниках, находящихся в России (имя, фамилия, дата рождения, адрес, степень родства); идентификатор и имя пользователя Telegram; содержание переписки с ботом и переданных файлов; сведения о платеже.

Цели обработки: подготовка документов для подачи в консульские отделы и консультирование по их заполнению; проверка наличия приглашения в РФ и готовности паспорта; связь со мной и передача результата; заключение и исполнение договора, подтверждение оплаты и рассмотрение обращений; исполнение оператором обязанностей, возложенных законодательством.

Перечень действий и способы обработки: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение. Обработка смешанная — как с использованием средств автоматизации, так и без их использования.

Срок действия согласия: до достижения целей обработки либо до отзыва согласия. Согласие может быть отозвано в любой момент письмом на consul1428@ya.ru или сообщением боту @Consul111bot.

Давая согласие, я подтверждаю, что:

1. ознакомлен с Политикой обработки персональных данных, размещённой по адресу https://consulembassy.ru/privacy.html, и мне понятны её положения;
2. сведения о других людях — родственниках и иных третьих лицах — я передаю оператору с их согласия, а данные ребёнка передаю как его законный представитель;
3. уведомлён, что сообщения и файлы передаются через инфраструктуру мессенджера Telegram, серверы которого могут находиться за пределами Российской Федерации, и принимаю эту особенность выбранного мной канала связи;
4. уведомлён, что оператор не является государственным органом, не связан с МИД России, МВД России и консульскими учреждениями, не гарантирует результат рассмотрения моего заявления и что я вправе подготовить и подать документы самостоятельно, не обращаясь к оператору;
5. предоставленные мной сведения достоверны, а решение принять услугу принято мной самостоятельно.

Если вы не согласны с каким-либо из условий — не начинайте работу с ботом и не направляйте ему свои документы. Вопросы об обработке данных можно задать бесплатно на consul1428@ya.ru до того, как вы что-либо отправите.